Optymalizacja działu handlowego to nie tylko kwestia zatrudnienia lepszych handlowców. To przede wszystkim pytanie o to, czy mamy odpowiednie narzędzia, mierzymy właściwe wskaźniki i czy cały zespół pracuje według tych samych zasad. Poniżej opisuję 10 technik, które pomagają usprawnić pracę w sprzedaży B2B.
Spis treści
- Standaryzacja ofertowania
- Gromadzenie ofert w jednym miejscu
- Obsługa zapytań ofertowych
- Wyznaczenie celów dla działu handlowego
- Przypisanie handlowców do pozyskanych klientów
- Generowanie raportów managerskich
- Przypisanie handlowców do kategorii produktowych
- Sprzedaż w modelu jeden do wielu
- Ofertowanie do koszyka zakupowego klienta
- Poprawa komunikacji między działami
- FAQ
Kluczowe wnioski
| Punkt | Szczegóły |
|---|---|
| Standaryzacja | Jednolity proces ofertowania pozwala porównać skuteczność handlowców i wykryć tych, którzy w ogóle nie wysyłają ofert |
| Centralizacja | Gromadzenie ofert w jednym miejscu zapewnia ciągłość obsługi klienta niezależnie od rotacji w zespole |
| Cele | Nie można poprawić tego, czego się nie mierzy – każdy handlowiec powinien znać swój target i wiedzieć, ile aktualnie generuje |
| Model 1:wielu | Webinary, blog i newsletter pozwalają handlowcowi dotrzeć do wielu klientów jednocześnie, zamiast edukować każdego osobno |
| Raporty | Automatyczne raporty mogą skrócić comiesięczne rozliczenie prowizji z półtora dnia do kilku godzin |
1. Standaryzacja ofertowania
Na każdym szkoleniu ze sprzedaży słyszy się, że należy mierzyć konwersję. Najczęściej robi się to przez podzielenie liczby transakcji przez liczbę wysłanych ofert. Gdy firma już zna swoją konwersję, bardzo często kończy na tym prowadzenie jakichkolwiek statystyk. To błąd, bo równie ważną metryką jest skuteczność poszczególnych handlowców.
Warto regularnie zadawać sobie pytanie: co zrobić, żeby wszyscy handlowcy mieli tak dobrą skuteczność jak najlepszy w zespole?
Jedną z najskuteczniejszych odpowiedzi jest standaryzacja procesu ofertowania, a następnie zmierzenie, z jakiego kanału pochodzi największa konwersja. Ofertowanie bezpośrednio z CRM-u lub platformy B2B pozwala najlepiej przewidywać przychody i łatwo znajdować pole do usprawnienia.
Po wprowadzeniu takiej zmiany może się okazać, że Janek nie sprzedawał tak dobrze jak Szymon, bo w ogóle nie wysyłał ofert – mówił o nich podczas rozmowy telefonicznej. A to za mało. Klient, bez względu na branżę, musi zobaczyć ofertę co najmniej kilkukrotnie, żeby podjąć decyzję o zakupie.
2. Gromadzenie ofert w jednym miejscu
Po ustandaryzowaniu procesu ofertowania trzeba zadbać o miejsce zbiorcze dla wszystkich wysłanych ofert. Dział sprzedaży może wówczas w prosty sposób sprawdzić historię zamówień klienta i skuteczniej zaproponować produkty komplementarne, zwiększając wartość kolejnych zamówień. Dyrektor sprzedaży może też zweryfikować, czy oferty są tworzone zgodnie z wewnętrznymi procedurami i polityką rabatową.
Dodatkową korzyścią jest mniejszy chaos przy zmianie handlowca. Klienci pod opieką Szymona będą równie dobrze obsłużeni przez Janka, gdy Szymon pójdzie na urlop lub zmieni pracę.
3. Obsługa zapytań ofertowych
Jeśli klient musi ręcznie wypełnić formularz, żeby zapytać o dostępność produktu lub rabat na zamówienie hurtowe, istnieje duże ryzyko, że po prostu pójdzie do konkurencji.
Warto wprowadzić funkcję składania zapytań ofertowych bezpośrednio na stronie lub platformie, nawet jeśli klienci mogą już dodawać produkty do koszyka. Zapytanie ofertowe to dla wielu klientów B2B preferowana forma pierwszego kontaktu, szczególnie przy dużych zamówieniach wymagających indywidualnych warunków.
4. Wyznaczenie celów dla działu handlowego
Pamiętam rozmowę podczas wdrożenia SOHO B2B w jednej z firm. Na moje pierwsze pytanie o miesięczne targety handlowców usłyszałem:
Nie ma żadnych targetów.
Zapytałem, ile miesięcznie sprzedaje każdy z handlowców.
Nie wiem, nie mierzymy tego.
Na koniec spytałem o cele sprzedażowe na rok.
Panie Kornelu, szef spodziewa się przynajmniej 20% większych przychodów niż w poprzednim roku.
Oczywistą wskazówką, którą podarowałem klientowi, było wdrożenie celów handlowych. Poprawić można tylko to, co jest mierzone.
Optymalizację pracy działu handlowego warto zacząć od odpowiedzi na dwa pytania:
- Jaki przychód miesięczny generuje każdy handlowiec w firmie?
- Jaki przychód miesięczny powinien generować każdy handlowiec?
Jeśli proces zakupowy trwa dłużej niż 90 dni, sensowniejsze są cele kwartalne. Dopiero po ustaleniu punktu wyjścia i punktu docelowego można sensownie rozmawiać o tym, jak zwiększyć sprzedaż.
Cele handlowe nie muszą dotyczyć wyłącznie sprzedaży produktów. SOHO B2B umożliwia też wyznaczanie celów na podstawie liczby nowych użytkowników zarejestrowanych przez danego handlowca – co bywa odkrywcze. Zdarza się, że handlowiec słabo sprzedaje, ale rewelacyjnie przekonuje klientów do samodzielnego składania zamówień na platformie.
5. Przypisanie handlowców do pozyskanych klientów
Jedną z głównych obiekcji handlowców przy wdrożeniu platformy B2B jest obawa, że system „zabierze” im klientów i zetnie prowizje. Warto jasno komunikować, że platforma B2B nie jest konkurencją dla handlowca, tylko narzędziem, które ma mu pomóc sprzedawać szybciej, więcej i skuteczniej.
Dobrym uzupełnieniem jest ustawienie jednorazowego bonusu za każdą rejestrację nowego klienta na platformie przez danego handlowca. W SOHO B2B handlowiec ma w każdej chwili podgląd do listy swoich klientów i naliczonej prowizji.
6. Generowanie raportów managerskich
Aaron Ross w swojej książce „Predictable Revenue” opisuje, że rozliczenie miesięcznych prowizji potrafi zajmować dyrektorowi sprzedaży cały dzień roboczy, a pół kolejnego to korekty i wymiana maili z księgowością.
SOHO B2B umożliwia generowanie miesięcznych raportów, dzięki którym dyrektor handlowy w jednym miejscu:
- weryfikuje przychody każdego handlowca,
- sprawdza, ilu nowych klientów dany handlowiec zarejestrował na platformie,
- widzi należną prowizję dla każdej osoby w zespole.
Półtora dnia pracy można skrócić do kilku godzin, a zaoszczędzony czas przeznaczyć na działania, które realnie zwiększają sprzedaż.
7. Przypisanie handlowców do kategorii produktowych
Jeśli firma sprzedaje wyspecjalizowany sprzęt, zazwyczaj każdy handlowiec jest opiekunem konkretnej kategorii – jeden zna się na kamerach, drugi na aparatach, trzeci na oświetleniu. Trudno być ekspertem we wszystkim i to jest rozsądny podział.
Przy katalogu liczącym kilkadziesiąt lub kilkaset stron brak przypisania handlowców do kategorii generuje chaos. Wyjątkiem byłby zespół, który poza kompetencjami sprzedażowymi posiada zdolność zapamiętywania specyfikacji tysięcy produktów jednocześnie – co zdarza się rzadko.
W SOHO B2B można przypisać handlowców do kategorii produktowych i wyświetlić ich dane kontaktowe bezpośrednio na platformie. Potencjalny klient wie, do kogo dzwonić, a handlowiec odbiera zapytania ze swojego obszaru kompetencji.
8. Sprzedaż w modelu jeden do wielu
Współczesny klient biznesowy coraz rzadziej chce poświęcać czas na rozmowy handlowe i indywidualne prezentacje. Nowoczesny handlowiec musi umieć docierać do wielu klientów jednocześnie, zamiast edukować każdego z osobna.
Można to realizować przez webinary, newsletter lub blog firmowy. Raz stworzony, wartościowy wpis generuje zapytania przez lata. W SOHO B2B handlowcy mogą nie tylko ofertować i obsługiwać zapytania, ale też prowadzić blog powiązany bezpośrednio z produktami i swoimi danymi kontaktowymi.
Dobry handlowiec potrafi mówić – nauczenie go pisania z myślą o kliencie jest zazwyczaj tańsze niż zatrudnienie copywritera lub zlecenie prowadzenia bloga agencji.
9. Ofertowanie do koszyka zakupowego klienta
Nauczenie klienta, żeby samodzielnie składał zamówienia na platformie, to najlepsze rozwiązanie pod kątem optymalizacji czasu handlowca. Ale nie zawsze jest najszybsze jeśli chodzi o zamknięcie konkretnej transakcji.
Z doświadczenia wiem, że proces zakupowy można przyspieszyć, jeśli handlowiec samodzielnie doda wybrane produkty do koszyka klienta i zrealizuje zamówienie. Klient tylko zatwierdza i odbiera fakturę. SOHO B2B umożliwia też tworzenie wielu koszyków dla jednego klienta, co jest pomocne przy zamówieniach wymagających osobnych faktur dla różnych projektów lub działów.
10. Poprawa komunikacji między działami
Część firm działających w modelu B2B błędnie zakłada, że wystarczy dać handlowcowi katalog produktowy i telefon, a ten będzie wyśmienicie sprzedawać. Na wysoką sprzedaż pracuje jednak cała firma – logistyka, marketing, BOK i księgowość.
Klient, który poza kontaktem z handlowcem może w każdej chwili samodzielnie:
- złożyć reklamację i śledzić jej status na bieżąco,
- otrzymać ofertę dopasowaną do swoich potrzeb,
- pobrać fakturę za ostatnie zamówienie,
- sprawdzić status i śledzenie przesyłki,
- dowiedzieć się więcej o produkcie z wpisów na blogu lub porównywarki,
- zweryfikować swój próg rabatowy w programie lojalnościowym,
ma wyraźnie wyższe CLV i rzadziej szuka alternatywy. To nie jest wyłącznie praca handlowca – to efekt całego ekosystemu działów w firmie.
Warto regularnie uświadamiać zespół, że sprzedaż nie dzieje się tylko w dziale handlowym.
Chcesz wiedzieć więcej o tym, jak wdrożyć te techniki w swojej firmie? Umów bezpłatną rozmowę z nami.
FAQ
Od czego zacząć optymalizację działu handlowego?
Od mierzenia. Zanim wdroży się jakiekolwiek narzędzie, warto odpowiedzieć na dwa pytania: ile aktualnie generuje każdy handlowiec i ile powinien generować. Bez tej bazy każda zmiana jest strzałem w ciemno.
Czy platforma B2B zastępuje handlowców?
Nie. Platforma B2B przejmuje powtarzalne zadania – przyjmowanie zamówień, obsługę zapytań, generowanie raportów – co zwalnia handlowców do działań, które wymagają relacji i decyzji: pozyskiwania nowych klientów, negocjacji i domykania sprzedaży.
Co to jest model sprzedaży jeden do wielu?
To podejście, w którym handlowiec zamiast edukować każdego klienta indywidualnie, tworzy treści (webinary, blog, newsletter), które trafiają do wielu klientów jednocześnie. W połączeniu z platformą B2B, gdzie treści są powiązane z produktami i danymi kontaktowymi, taki model generuje regularne zapytania bez stałego nakładu pracy.
Jak skrócić czas rozliczania prowizji dla handlowców?
Przez automatyzację raportowania. Systemy takie jak SOHO B2B generują miesięczne raporty z przychodami per handlowiec, liczbą nowych klientów i naliczonymi prowizjami. Proces, który zajmował półtora dnia, sprowadza się do kilku godzin.
Dlaczego warto przypisywać handlowców do kategorii produktowych?
Ponieważ nikt nie jest ekspertem od wszystkiego. Przy szerokim katalogu przypisanie handlowca do konkretnej kategorii sprawia, że klient trafia do właściwej osoby od razu, a jakość obsługi jest wyższa niż przy losowym rozdziale zapytań.
