Jak uwolnić czas handlowców i zwiększyć ich efektywność dzięki platformie B2B?

Czy zastanawiałeś się kiedyś, dlaczego Twoi handlowcy, mimo ciężkiej pracy, nie osiągają oczekiwanych wyników sprzedażowych? Odpowiedź może być zaskakująco prosta – prawdopodobnie nie zajmują się… sprzedażą.

Brzmi absurdalnie? A jednak. Większość handlowców w firmach B2B spędza zaledwie 30% swojego czasu na faktycznej sprzedaży. Reszta to czynności administracyjne, wprowadzanie danych i rozwiązywanie problemów klientów. Jak więc poprawić efektywność handlowców? Jak stworzyć im inne, wydajne środowisko pracy? Tego i więcej dowiesz się z tego poradnika.

W skrócie:

• Handlowcy spędzają tylko 28% czasu na faktycznej sprzedaży – resztę pochłaniają zadania administracyjne, jak badanie potencjalnych klientów, przygotowywanie się do spotkań, czy obsługa reklamacji i zwrotów.
• Platforma B2B jest w stanie zautomatyzować wiele takich zadań.
• Rola handlowca ewoluuje – z „przyjmowacza zamówień” staje się strategicznym doradcą i ekspertem.
• Wdrożenie wymaga zmian w systemie wynagrodzeń i przezwyciężenia oporu zespołu sprzedaży.
• Dla handlowców „starej daty” oznacza to wyjście ze strefy komfortu, ale daje im szansę na rozwój kompetencji doradczych i eksperckich.

Skuteczna sprzedaż B2B – czy Twoi handlowcy naprawdę zajmują się sprzedażą?

Jeden z ostatnich raportów Salesforce, który objął ponad 7 700 specjalistów ds. sprzedaży z 38 krajów, ujawnił brutalną prawdę – handlowcy spędzają zaledwie 28% swojego tygodnia na faktycznej sprzedaży. Reszta czasu to głównie zarządzanie transakcjami i wprowadzanie danych.

Oto inne ciekawe statystyki z raportu:

• 69% profesjonalistów uważa, że sprzedaż stała się trudniejsza niż kiedykolwiek.
• Zespoły sprzedażowe korzystają średnio z 10 różnych narzędzi do obsługi transakcji.
• 66% handlowców czuje się przytłoczonych liczbą używanych aplikacji. 
• 94% organizacji planuje konsolidację narzędzi sprzedażowych w ciągu roku. 
• 81% handlowców twierdzi, że sprzedaż zespołowa pomaga im finalizować transakcje.

Widać więc, że sprzedawcy toną w gąszczu aplikacji i żmudnych zadań administracyjnych, przez co prawdziwa sprzedaż schodzi na dalszy plan. Firmy widzą problem, ale większość reaguje tylko częściowo, np. konsolidując narzędzia bez fundamentalnej przebudowy procesów sprzedażowych (choć zawsze to jakaś poprawa).

10 zadań, które zabierają handlowcom czas na sprzedaż

Przyjrzyjmy się pożeraczom czasu, które skutecznie odciągają Twoich sprzedawców od tego, za co im płacisz.

Omawiany raport Salesforce wskazuje na 6 typowych aktywności. Od siebie dodajemy też 4 inne.

1. Priorytetyzacja leadów i okazji

Handlowcy tracą mnóstwo czasu na ręczne sortowanie i ocenianie potencjalnych klientów. Bez odpowiednich narzędzi analitycznych spędzają godziny na ustalaniu, który lead jest „gorący”, a który „zimny”. 

2. Badanie potencjalnych klientów

Gromadzenie informacji na temat klientów to bardzo ważny krok, jednak potrafi zajmować sporo czasu. Problem często wynika z braku odpowiedniej organizacji wiedzy w firmie. Handlowcy spędzają godziny na poszukiwaniu podstawowych informacji o potencjalnych klientach, które gdzieś w firmie już są, ale nie zostały usystematyzowane. W efekcie, zamiast korzystać z doświadczeń całej organizacji, każdy działa na własną rękę – przeszukując Internet, analizując raporty branżowe czy przeglądając stare notatki.

3. Przygotowanie i planowanie spotkań

Sprawdzanie kalendarzy, umawianie terminów, przygotowywanie materiałów – te zadania pochłaniają nawet 9% tygodnia pracy. Wyobraź sobie, że Twój najlepszy sprzedawca spędza pół dnia na układaniu planu na przyszły tydzień zamiast zamykaniu transakcji.

4. Tworzenie zamówień, propozycji i zdobywanie akceptów

Przygotowanie profesjonalnej oferty to podstawa, ale gdy Twój handlowiec robi to po raz setny dla podobnego klienta, trudno mówić o efektywności. Kopiowanie szablonów, dostosowywanie cen, wysyłanie do akceptacji, czekanie na odpowiedź – ten proces potrafi ciągnąć się w nieskończoność.

5. Ręczne wprowadzanie danych o klientach i sprzedaży

„Wprowadź dane z tego spotkania do CRM” – zdanie, które rzadko spotyka się z entuzjazmem zespołu sprzedaży. Według raportu Salesforce, handlowcy poświęcają temu zadaniu średnio 8,8% swojego tygodnia pracy. Dokumentowanie interakcji z klientami jest oczywiście niezbędne dla efektywnego zarządzania relacjami i analizy procesów sprzedażowych, jednak sposób realizacji tego zadania często pozostawia wiele do życzenia.

Ręczne przepisywanie tych samych informacji do różnych systemów, konieczność uzupełniania zbyt wielu pól czy trudności z synchronizacją danych między platformami sprawiają, że wartościowa czynność staje się źródłem frustracji i marnotrawstwa czasu.

6. Zadania administracyjne

Rozliczanie delegacji, archiwizowanie dokumentów, uaktualnianie statusów w systemie, wypełnianie raportów dla przełożonych – to tylko wierzchołek góry lodowej zadań administracyjnych. Gdy Twój handlowiec zajmuje się papierkami zamiast rozmawiać z klientami, tracisz pieniądze z każdą minutą.

7. Sprawdzanie sald i warunków handlowych klientów

Handlowcy często tracą czas na weryfikowanie, czy klient może złożyć zamówienie, jaki ma limit kredytowy i jakie są jego indywidualne warunki. To dość żmudna, ale ważna praca, którą jednak można łatwo zautomatyzować.

8. Obsługa reklamacji i zwrotów

Reklamacje absorbują czas, generują negatywne emocje i odciągają od proaktywnej sprzedaży. Handlowcy zamiast skupiać się na rozwijaniu relacji biznesowych i poszukiwaniu nowych możliwości sprzedażowych, muszą angażować się w czasochłonny proces wyjaśniania przyczyn reklamacji, organizowania zwrotów czy wymiany towaru.

9. Aktualizacja informacji o produktach

Gdy w ofercie pojawiają się zmiany, do zadań wielu handlowców należy uaktualnienie materiałów i poinformowanie o tym klientów. Często muszą przy tym mieć na uwadze to, aby te dane zaktualizować w różnych źródłach – prezentacjach handlowych, katalogach produktowych, ofertach szablonowych, arkuszach kalkulacyjnych z cenami, wewnętrznych bazach wiedzy czy materiałach marketingowych.

10. Rozwiązywanie problemów technicznych klientów

Handlowcy często stają się pierwszą linią wsparcia technicznego, pomagając klientom w problemach, które powinny trafić do specjalistów (lub dałoby się je zautomatyzować). „Nie działa mi plik z ofertą”, „Nie mogę otworzyć załącznika”, „Potrzebuję tego w innym formacie” – takie zgłoszenia regularnie odrywają handlowców od właściwych zadań.

Dlaczego czas handlowca to bardzo drogi zasób w firmie?

Zastanów się przez chwilę – ile naprawdę kosztuje Cię handlowiec? Załóżmy dla uproszczenia, że zarabia on miesięcznie 6 000 zł plus prowizje 4 000 zł. Dodajmy do tego także Twoje koszty jako pracodawcy, samochód służbowy, laptop, telefon i inne narzędzia pracy. Dajmy w przybliżeniu 15 000 zł.

Gdy Twój handlowiec spędza tylko 28% czasu na faktycznej sprzedaży, oznacza to, że efektywnie płacisz 53 571 zł za każde 100% jego czasu pracy sprzedażowej! Innymi słowy, 10 800 zł miesięcznie wydajesz na czynności, które mógłby wykonać pracownik administracyjny za mniejszą kwotę lub platforma B2B (w tym drugim przypadku oszczędności są jeszcze większe).

Pomyśl też o koszcie alternatywnym. Gdy handlowiec poświęca 30 minut na wprowadzenie zamówienia od stałego klienta, traci możliwość kontaktu z nowym klientem, który mógłby generować przychód przez kolejne lata.

Jak platforma B2B przejmuje zadania operacyjne handlowców?

Celem nowoczesnych platform B2B nie jest zastąpienie handlowców, ale uwolnienie ich od rutynowych zadań. Omówmy to na przykładzie kilku funkcji dostępnych w SOHO B2B.

1. Automatyczne składanie zamówień

Platforma B2B umożliwia klientom samodzielne składanie zamówień 24/7, bez konieczności kontaktu z handlowcem. Twoi klienci sami wybierają produkty, sprawdzają dostępność, dodają do koszyka i finalizują transakcję. Gdy klient potrzebuje ponowić regularne zamówienie, może to zrobić jednym kliknięciem, przeglądając historię swoich zakupów lub korzystając z opcji zakupów subskrypcyjnych. Handlowiec może składać zamówienia w imieniu klienta w podobny sposób.

2. Indywidualne warunki handlowe

Każdy klient biznesowy oczekuje indywidualnego traktowania. Platforma SOHO B2B automatycznie obsługuje zindywidualizowane warunki współpracy bez konieczności każdorazowej ingerencji handlowca. System umożliwia definiowanie dedykowanych cenników globalnie, dla grup klientów lub indywidualnie dla poszczególnych klientów. Po zalogowaniu klient widzi swoje unikalne ceny, dostępne promocje i rabaty, a nawet spersonalizowany asortyment.

3. Automatyczne aktualizacje informacji o produktach

Gdy wprowadzasz nowy produkt lub zmieniasz cenę, nie musisz informować o tym wszystkich handlowców, którzy następnie powiadomią wszystkich klientów. Platforma B2B centralizuje zarządzanie katalogiem produktów – aktualizujesz informację raz, a wszyscy widzą ją natychmiast. Administrator może zarządzać całym asortymentem, dodawać załączniki techniczne, galerie zdjęć, filmy instruktażowe czy specyfikacje – wszystko to jest błyskawicznie dostępne dla klientów bez pośrednictwa handlowca.

4. Śledzenie statusów zamówień

„Gdzie jest moje zamówienie?” – to pytanie, które nie musi już trafiać do Twojego handlowca. Platforma SOHO B2B automatycznie aktualizuje statusy zamówień i wysyła powiadomienia do klientów na każdym etapie realizacji. Klient ma wgląd w historię swoich zamówień i może samodzielnie śledzić ich status. System umożliwia także generowanie i pobieranie dokumentów związanych z zamówieniem bezpośrednio z poziomu panelu klienta.

5. Zarządzanie limitami kredytowymi i płatnościami odroczonymi

System przejmuje kontrolę nad limitami kredytowymi klientów i automatycznie weryfikuje możliwość złożenia zamówienia na podstawie zdefiniowanych reguł. Administrator może włączyć limity kupieckie w wysokości definiowanej dla grupy lub indywidualnie dla klienta. Platforma umożliwia także monitorowanie płatności i automatyzację windykacji należności w przypadku przekroczenia limitów zakupowych lub nieopłacenia płatności odroczonych.

6. Automatyczne raportowanie i analityka sprzedaży

Koniec z ręcznym przygotowywaniem raportów sprzedażowych. Platforma B2B generuje szczegółowe raporty obrotów w poszczególnych kategoriach, z poszczególnymi klientami czy zależne od handlowca. Administrator i handlowcy mogą monitorować postępy w realizacji celów sprzedażowych, analizować popularne produkty i kategorie czy sprawdzać zapytania wprowadzane do wyszukiwarki platformy.

7. Automatyczne narzędzia marketingowe

Platforma SOHO B2B umożliwia automatyczne wysyłanie wiadomości o porzuconych koszykach, generowanie kodów rabatowych czy tworzenie promocji i ofert specjalnych dla wybranych grup klientów. Możesz także zdefiniować sekwencje follow-up’ów, czyli automatycznych wiadomości e-mail do odbiorców spełniających określone kryteria (np. wartość zakupów przekroczyła X, więc wyślij podziękowanie za współpracę, nie wrócili na zakupy od Y dni, więc wyślij przypomnienie).

Nowa rola handlowca w erze platform B2B

Handlowiec, który spędza cały dzień na jeżdżeniu od klienta do klienta z katalogiem produktów pod pachą? Ten model sprzedaży powoli odchodzi do lamusa. Wdrożenie platformy B2B całkowicie redefiniuje rolę handlowca – staje się on strategicznym partnerem biznesowym, doradcą i ekspertem branżowym.

Od przyjmowania zamówień do przyciągania leadów

Kluczowa zmiana w pracy handlowca to przesunięcie priorytetu z obsługi istniejących zamówień na pozyskiwanie nowych użytkowników platformy. Rejestracja klienta na platformie B2B to pierwszy krok, który otwiera drzwi do dalszej, już zautomatyzowanej i regularnej sprzedaży. To właśnie ta aktywność staje się głównym miernikiem efektywności nowoczesnego handlowca.

Efektywny handlowiec nie tylko dzwoni i odwiedza firmy, ale także buduje swoją markę osobistą – staje się mikroinfluencerem w swojej branży, prowadzi webinary, tworzy wartościowe treści, które przyciągają potencjalnych klientów do platformy.

Precyzyjny timing i monitorowanie aktywności

Nowoczesne platformy takie jak SOHO B2B oferują zaawansowane narzędzia monitorowania aktywności klientów. Przykładowo nasz system SOHO Retention Alert™ (RA™), umożliwia dokładne śledzenie tego, co klienci przeglądają, jakie produkty dodają do koszyka i kiedy warto się z nimi skontaktować.

System scoringowy automatycznie przyznaje punkty za różne aktywności użytkowników – logowanie, przeglądanie produktów, dodawanie ich do koszyka. Gdy klient osiągnie określony próg, handlowiec otrzymuje powiadomienie wraz z szczegółowymi informacjami o zainteresowaniach i zaangażowaniu klienta. To pozwala precyzyjnie określić moment, w którym warto zadzwonić.

Doradztwo produktowe i techniczne na wyższym poziomie

Gdy rutynowe zadania przejmuje platforma, handlowiec ma wreszcie czas, by stać się prawdziwym ekspertem w swojej dziedzinie. Może dogłębnie poznać ofertę, specyfikacje techniczne produktów i ich zastosowania. Dla klientów nie jest już tylko „sprzedawcą”, ale zaufanym doradcą, który pomaga rozwiązywać konkretne problemy biznesowe.

Wyobraź sobie, że Twój handlowiec, zamiast ciągle pytać „czy mogę przyjąć zamówienie?”, dzwoni do klienta i mówi: „Przeanalizowałem wasze procesy produkcyjne i zauważyłem, że moglibyście zwiększyć efektywność o 15%, wykorzystując 3 nasze produkty w taki sposób…”.

To diametralnie inna wartość, jaką wnosi do relacji biznesowej.

Wyzwania związane z wdrożeniem platformy B2B i jak sobie z nimi poradzić

Transformacja modelu sprzedaży to nie droga usłana różami. Jak każda istotna zmiana, wdrożenie platformy B2B wiąże się z szeregiem wyzwań. Przyjrzyjmy się głównym przeszkodom i sposobom ich pokonania.

Opór zespołu sprzedaży

Największym wyzwaniem jest zwykle opór ze strony handlowców. Trudno im się dziwić – przez lata pracowali w określony sposób, a teraz muszą całkowicie zmienić swoje nawyki i nauczyć się nowych umiejętności.

Handlowcy „starej daty” często obawiają się, że platforma B2B ich zastąpi. Przyzwyczajeni do modelu, w którym odwiedzają 2-3 klientów dziennie, piją kawę i od czasu do czasu coś sprzedają, mogą stawiać silny opór wobec cyfrowej transformacji.

Jak sobie z tym poradzić? Kluczowe jest odpowiednie komunikowanie zmiany – nie jako zagrożenia, ale jako szansy na rozwój. Warto zaangażować handlowców w proces wdrożenia, pytać o ich opinie i pokazywać, jak platforma może ułatwić ich codzienną pracę. Stopniowe przejście i szkolenia są tu nieocenione.

Dobrym pomysłem jest tworzenie zespołów mieszanych. Starsi stażem handlowcy mogą uczyć młodszych kolegów sztuki budowania i utrzymywania relacji, a młodsze pokolenie, dla którego technologia nie ma tajemnic, będzie w stanie pomagać starszym w adaptacji do cyfrowych narzędzi.

Zmiana systemu wynagrodzeń

Wdrożenie platformy B2B wymaga rewizji systemu motywacyjnego. Tradycyjny model, gdzie handlowiec otrzymuje prowizję od każdej sprzedaży, staje się nieadekwatny, gdy znaczna część zamówień przechodzi przez platformę.

Optymalny system wynagrodzeń w nowym modelu powinien łączyć stałą podstawę z bonusami za pozyskanie nowych klientów i ich aktywność na platformie. Wyższa prowizja za pierwszą transakcję, a niższa za kolejne – to podejście sprawdza się doskonale. 

Handlowiec jest premiowany za wdrożenie klienta do platformy, a dalsza, częściowo zautomatyzowana obsługa, generuje mniejszą, ale regularną prowizję.

Edukacja klientów

Nie tylko handlowcy muszą się przyzwyczaić do nowego modelu – klienci również. Wielu z nich przywykło do kontaktu z przedstawicielem handlowym i może niechętnie przechodzić na samoobsługową platformę (z wyjątkiem młodszych pokoleń – jak wskazuje raport Gartnera, one znacznie bardziej preferują samoobsługę).

Tutaj handlowcy odgrywają kluczową rolę jako edukatorzy i przewodnicy po nowym systemie. Powinni aktywnie pomagać klientom w pierwszych krokach na platformie, pokazywać jej zalety i być dostępni, gdy pojawią się pytania czy wątpliwości.

Podsumowanie

Może to być trudne do przełknięcia (i zmierzenia nawet w pierwszej kolejności), ale bardzo prawdopodobne, że Twoi handlowcy mało czasu spędzają na faktycznej sprzedaży. Jeśli zatem chcesz im w tym pomóc, konieczna będzie inwestycja w platformę B2B, która zautomatyzuje wiele działań.

Jeśli chciałbyś połączyć pracę handlowców z nowoczesnym systemem B2B, napisz do nas lub umów rozmowę z ekspertem, a chętnie podzielimy się naszym doświadczeniem.