Nie każdy klient wejdzie na platformę. Jego PDF tak. Case study: Procardia × SOHOsoft

Procardia to dystrybutor wysokospecjalistycznego sprzętu medycznego: kardiologia interwencyjna, chirurgia naczyniowa, radiologia interwencyjna, ortopedia, neuroradiologia, elektrofizjologia. W ofercie ponad 300 grup produktów od 15 producentów, m.in. Terumo, Asahi Intecc, Merit Medical, MicroPort.

• Typy klientów: ok. 200 szpitali, zamawiających na kontraktach z przetargów.
• Jak przychodzą zamówienia: mail z załącznikiem: PDF, PNG, JPG, DOC, DOCX, ODT, XLS, XLSX, ODS, MSG.
• ERP: Comarch ERP XL.
• Platforma: SOHO B2B z konektorem do Comarch ERP XL, odczyt zamówień przez AI i OCR, weryfikacja przez operatora (Human-in-the-Loop).
• Okres wdrożenia: 22 września – 31 grudnia 2025.
• Produkcyjnie od: styczeń 2026.
• Skala po 6 miesiącach: blisko 9 tysięcy zamówień.

Zamówienia przychodziły tak, jak było wygodnie klientowi

W SOHOsoft od lat powtarzamy, że jedyną uczciwą miarą cyfryzacji B2B jest udział zamówień, które przechodzą przez platformę. Każdy, kto prowadził dystrybucję, wie jednak, że część odbiorców nigdy nie zaloguje się do żadnego sklepu. Wyślą zamówienie tak jak zawsze: mailem, ze skanem w załączniku albo z wydrukiem z własnego systemu. Procardia to przypadek skrajny: w ten sposób przychodzą do niej wszystkie zamówienia. Szpitale nie mają jednego, ustandaryzowanego sposobu zamawiania ani wspólnej platformy. Każdy oddział zamawia osobno i tak, jak mu wygodnie: mailem, skanem albo telefonicznie.

Każde takie zamówienie operator obsługiwał ręcznie. Otwierał dokument, ustalał, od kogo przyszedł, sprawdzał, z którego kontraktu klient zamawia, wybierał typ zamówienia, szukał każdej pozycji w kartotece i przepisywał wszystko do Comarch ERP XL. Według pomiarów z warsztatów przedwdrożeniowych złożone zamówienie zajmowało nawet 30–45 minut. Najtrudniejsze nie było samo przepisywanie, tylko decyzje po drodze: kontrakt, typ zamówienia, właściwy indeks. Te znał doświadczony operator, więc każda nieobecność i każdy szczyt zamówień od razu wydłużały kolejkę.

Trzecia droga do platformy

Z odmianą tego problemu przychodzili do nas wcześniej inni klienci. Garment i BiuroPlus sprzedają korporacjom, które zamawiają z własnych systemów zakupowych, a zamówienie samo trafia na platformę i do ERP przez EDI, OCI albo punchout. Garment co roku pozyskuje dzięki temu nowych kluczowych klientów i żadnego nie stracił. Szpitale znamy też z Matopatu (TZMO), gdzie platforma obsługuje kontrakty szpitalne z roczną kwotą do wykorzystania w wybranych kategoriach.

Procardia potrzebowała trzeciej drogi: dla odbiorców, którzy nie mają ani ochoty klikać w platformę, ani systemu, który wyśle zamówienie za nich. Gotowe narzędzie OCR by tu nie wystarczyło: odczytałoby treść zamówienia i na tym jego rola by się skończyła. Potrzebny był cały obieg: ekran, na którym osoba przyjmująca zamówienie je weryfikuje, system, który uczy się na jej poprawkach, i przekazanie gotowego zamówienia do ERP.

Od tego zaczęliśmy projekt: nie od przenoszenia tych odbiorców na platformę, tylko od tego, żeby ich mail stał się zamówieniem bez przepisywania.

Do skrzynki wpada mail z zeskanowanym zamówieniem. Zanim operator go otworzy, system zrobił OCR, rozpoznał nadawcę, wskazał kontrakt i typ zamówienia i dopasował pozycje do kartoteki. Średnio 38 sekund po wejściu do kolejki zamówienie czeka jako propozycja, przy której widać poziom pewności każdego dopasowania. Operator ma po jednej stronie ekranu dokument źródłowy, a po drugiej to, co z niego odczytał system. Zatwierdza albo poprawia.

Za tą sceną stoi pięć reguł, które zbudowaliśmy pod sposób pracy Procardii.

1. Kontrahent rozpoznawany na kilka sposobów

System szuka nadawcy po kodzie kontrahenta, po NIP-ie i po domenie adresu e-mail, a przy każdym dopasowaniu zapisuje metodę i poziom pewności.

Co to zmienia: zamówienie bez NIP-u w treści nie wraca do operatora jako zagadka „od kogo to jest”.

2. Kontrakt i typ zamówienia jako propozycja, nie wiedza w głowie

System podpowiada, z którego kontraktu klient zamawia i jakiego typu jest zamówienie. Kontrakt to w tym przypadku umowa ze szpitalem zawarta w przetargu.

Co to zmienia: decyzja, którą wcześniej podejmował tylko doświadczony operator, przychodzi gotowa do sprawdzenia. Nowa osoba w zespole nie musi znać na pamięć kontraktów wszystkich odbiorców.

3. Pozycje dopasowane po kodzie i po ilościach

Pozycje z dokumentu system łączy z indeksami w Comarch ERP XL po kodzie, a gdy kod nie wystarcza, porównuje ilość zamawianą z ilością zapisaną na kontrakcie.

Co to zmienia: operator nie szuka każdej pozycji w kartotece. Poprawia tylko te, które system dopasował źle.

4. Poziom pewności decyduje o trybie pracy

Gdy system ma 100% pewności, operator przechodzi do szybkiego zatwierdzenia. Gdy pewność jest niższa, propozycja trafia do pełnej weryfikacji. Każde zamówienie przed wejściem do ERP zatwierdza człowiek.

Co to zmienia: operator skupia uwagę tam, gdzie system się waha, zamiast dzielić ją po równo między wszystkie dokumenty.

5. Każda poprawka uczy system

Korekty operatorów trafiają do rejestru poprawek i do bazy wiedzy (RAG), z której model korzysta przy kolejnych zamówieniach.

Co to zmienia: system uczy się na wyjątkach Procardii, czyli na jej kontrahentach, kontraktach i dokumentach. Jak szybko, pokazujemy w rezultatach.

Dashboardy dla kierownika zespołu

Kierownik zespołu dostał do tego dashboardy: dokładność AI dzień po dniu, wydajność operatorów, rejestr poprawek i logi dopasowań, w których widać, jaką metodą system rozpoznał każdego kontrahenta. Pełną listę funkcji znajdziesz w sekcji Specyfikacja wdrożenia na dole strony.

AI pracuje na danych z Comarch ERP XL, a nie obok nich

Sam odczyt dokumentu niewiele daje, jeśli wynik trzeba potem przepisać do ERP. Dlatego automatyzacja działa wewnątrz platformy SOHO B2B, która jest połączona z Comarch ERP XL naszym konektorem:

Klient wysyła mail z zamówieniem → zadanie trafia do kolejki na platformie → OCR i AI odczytują dokument i dopasowują go do kontrahentów, kontraktów i kartoteki z ERP → operator zatwierdza albo poprawia propozycję → zamówienie trafia przez konektor do Comarch ERP XL.

Odbiorcy Procardii nie widzą na razie statusu realizacji zamówienia. Panel zakupowy B2B dla szpitali był zaplanowany jako kolejny etap, ale ze względu na specyfikę sprzedaży szpitalom w przetargach Procardia na razie go wstrzymała. To potwierdza założenie, od którego zaczęliśmy: zamówienia trzeba przyjmować tam, gdzie odbiorcy już są.

Dla działu IT: Comarch ERP XL został w Procardii taki, jaki był. Konektor, platformę i warstwę AI buduje i utrzymuje SOHOsoft, więc za cały obieg od skrzynki mailowej do dokumentu w ERP odpowiada jeden dostawca. Zmiany przygotowujemy i testujemy na własnym środowisku deweloperskim, a Procardia pracuje wyłącznie na środowisku produkcyjnym.

Start z człowiekiem przy każdym zamówieniu

Najważniejsza decyzja projektowa zapadła na początku: żadne zamówienie nie wchodzi do ERP bez zatwierdzenia operatora. Dzięki temu system mógł ruszyć produkcyjnie, zanim osiągnął wysoką dokładność, i uczyć się na prawdziwych zamówieniach Procardii zamiast na danych testowych. W pierwszym okresie trafiał w około 64,5% przypadków.

• Warsztaty z zespołem Procardii i pomiar czasu ręcznej obsługi zamówień.
• Wdrożenie: od 22 września do 31 grudnia 2025.
• Start produkcyjny: styczeń 2026.
• Pierwsze pół roku na produkcji: dokładność rośnie z ok. 64,5% do ok. 89,4%.
• Panel zakupowy B2B dla szpitali: zaplanowany, na razie wstrzymany.

Od startu prac do uruchomienia produkcyjnego minęło nieco ponad trzy miesiące.

76% zamówień przechodzi bez żadnej poprawki

Po sześciu miesiącach pracy produkcyjnej system obsłużył blisko 9 tysięcy zamówień. W trzech na cztery operator niczego nie poprawiał, tylko zatwierdzał. Wszystkie liczby poniżej pochodzą z dashboardów systemu w Procardii.

• Zamówienia bez poprawek: 76%
• Zamówienia z maks. 1 poprawką: 16%
• Zamówienia z maks. 2 poprawkami: 8%
• Dokładność AI na starcie: ok. 64,5%
• Dokładność AI po 6 miesiącach: ok. 89,4%
• Czas od wejścia dokumentu do gotowej propozycji: średnio 38 s
• Zamówienia obsłużone w ciągu 6 miesięcy: blisko 9 tys.

Najwięcej mówi różnica między pierwszym a ostatnim wierszem dokładności. Przez pół roku system przeszedł z dwóch trafień na trzy do dziewięciu na dziesięć, a jedynym źródłem tej poprawy były korekty operatorów. Zespół Procardii stawia sobie cel 99% dokładności dla jak największej części zamówień.

Tak Tomasz Kuk opisuje to, co po wdrożeniu zmieniło się w pracy zespołu najbardziej:

„Największa zmiana polega na tym, że operator nie zaczyna już od pustego ekranu i ręcznego przepisywania dokumentu. Dzisiaj pracuje na propozycji przygotowanej przez system i skupia się na zatwierdzaniu oraz wyjątkach. To zupełnie inny model pracy.”

— Tomasz Kuk, Digital Transformation Manager, Procardia

Czego jeszcze nie mierzymy

38 sekund to czas pracy systemu, a nie cała obsługa zamówienia. Nie mamy jeszcze średniego czasu, jaki operator spędza na weryfikacji, więc nie porównujemy go z 30–45 minutami, jakie przed wdrożeniem zajmowało złożone zamówienie. Nie podajemy też, o ile więcej zamówień obsługuje ten sam zespół. Wrócimy z tymi liczbami, gdy je zmierzymy.

Dla producentów i dystrybutorów, którzy na pomysł platformy B2B odpowiadają: „nasi klienci i tak przyślą PDF-a”. Dla firm, w których zamówienia przychodzą w kilku formatach, każdy odbiorca kupuje na własnym kontrakcie albo warunkach, a kolejka rośnie za każdym razem, gdy ktoś z zespołu bierze urlop. Ten sam zespół może wtedy obsłużyć więcej zamówień, a operatorzy zajmują się wyjątkami i klientami zamiast przepisywaniem. Wdrożenie u Procardii działa na Comarch ERP XL.

Nie dla firm, które dostają kilka zamówień mailem tygodniowo. Przy takim wolumenie szybciej przepisać je ręcznie, niż uczyć system.

Pełna lista funkcji wdrożonych produkcyjnie w Procardii, dla działów IT i operacji.

Wejście zamówień

• Kolejka zadań: Nowy mail z zamówieniem automatycznie zakłada zadanie i uruchamia przetwarzanie
• Odczyt wielu formatów: PDF, PNG, JPG, DOC, DOCX, ODT, XLS, XLSX, ODS, MSG

Odczyt i dopasowanie

• OCR i analiza treści maila oraz załącznika: Odczyt dokumentu i treści wiadomości
• Rozpoznanie kontrahenta: Metody: kod, NIP, domena e-mail; poziom pewności przy każdym dopasowaniu
• Rozpoznanie kontraktu: Propozycja kontraktu, z którego klient zamawia
• Rozpoznanie typu zamówienia: Propozycja typu zamówienia do zatwierdzenia
• Dopasowanie pozycji produktowych: Po kodzie oraz po ilości na kontrakcie i ilości zamawianej

Weryfikacja (HITL)

• Ekran weryfikacji: Podgląd dokumentu źródłowego obok propozycji; edycja kontrahenta, kontraktu, typu i pozycji
• Tryby według pewności: 100% pewności: szybkie zatwierdzenie; niższa: pełna weryfikacja i korekta
• Zatwierdzenie i przekazanie do ERP: Po zatwierdzeniu zamówienie trafia do Comarch ERP XL

Integracja

• Konektor SOHO B2B ↔ Comarch ERP XL: Praca na realnej kolejce zamówień ERP

Uczenie

• Rejestr poprawek operatorów: Każda korekta zapisana z kontekstem
• Baza RAG z poprawek i wyjątków: Model korzysta z korekt przy kolejnych zamówieniach
• Pipeline'y przetwarzania i treningu: Przetwarzanie produkcyjne i doskonalenie modelu

Zarządzanie

• Dashboard wydajności AI: Dokładność dzienna i 30-dniowa, rozkład poprawek
• Dashboard wydajności zespołu: Wydajność operatorów
• Logi wzbogacania AI: Metoda dopasowania i poziom pewności dla każdego rozpoznania