Integracja i synchronizacja danych ERP z e-commerce – jak zapewnić aktualność danych w sprzedaży wielokanałowej

Firmy prowadzące sprzedaż wielokanałową stają przed kluczowym wyzwaniem – jak zadbać o aktualność danych w systemie ERP i platformie e-commerce? Problem synchronizacji danych ERP z e-commerce dotyczy szczególnie firm działających przez sieć dystrybucji, zespoły handlowe oraz kanały online.

W tym artykule dowiesz się, jakie główne problemy warto mieć na uwadze (w tym te natury technicznej). Omówimy także, co robić w przypadku konfliktów danych. Tego i więcej dowiesz się z tego tekstu.

Znajdziesz tutaj odpowiedzi na takie pytania jak:

• Jakie są typowe problemy przy synchronizacji danych pomiędzy systemami przy sprzedaży wielokanałowej?
• Dlaczego produkty mogą pokazywać się jako dostępne online, gdy już zostały sprzedane przez zespół handlowy?
• Jak rozwiązać problem rozbieżnych stanów magazynowych między ERP a sklepem internetowym?
• Czy synchronizacja w czasie rzeczywistym to najlepsze rozwiązanie? Czy może generować jakieś problemy?
• Jak ustalić optymalną częstotliwość synchronizacji dla różnych typów danych?
• Jak rozwiązywać konflikty danych między systemem ERP a platformą e-commerce?

Aktualność danych w sprzedaży wielokanałowej – 10 częstych problemów

Brak odpowiedniej synchronizacji danych między systemem ERP a platformą e-commerce prowadzi do licznych problemów. Omówmy bliżej 10 z nich:

1. Produkt sprzedaje się przez zespół handlowy, ale wciąż pokazuje się jako dostępny online

Jeden z najczęstszych problemów występuje, gdy handlowiec sprzedaje ostatnie sztuki produktu bezpośrednio klientowi, ale informacja o zmianie stanu magazynowego nie dociera natychmiast do platformy e-commerce. Klient może złożyć zamówienie na niedostępny towar, co prowadzi do konieczności anulowania zamówienia i niepotrzebnych napięć.

2. Klient składa zamówienie na platformie, ale towar został już sprzedany przez inny kanał

Sytuacja odwrotna – klient składa zamówienie online na produkt, który między czasem przeglądu oferty a finalizacją zakupu został sprzedany w tradycyjnym kanale. Automatyczny proces przyjmowania zamówień nie weryfikuje aktualnego stanu magazynowego w czasie rzeczywistym.

3. Stany magazynowe są różne w ERP i sklepie internetowym

Rozbieżności w stanach magazynowych między systemami występują szczególnie często przy intensywnej sprzedaży wielokanałowej. System ERP może pokazywać 10 sztuk produktu, podczas gdy e-commerce wyświetla 15 sztuk lub odwrotnie.

4. Brak pewności, które dane są aktualne

W większości przypadków pracownicy wiedzą, że system ERP zawiera aktualne dane, ponieważ bazuje na dokumentach źródłowych – fakturach zakupu, dokumentach magazynowych. Problem z niepewnością pojawia się w specyficznych sytuacjach:

• Produkty sprzedawane bez ograniczeń – niektóre firmy celowo pozwalają na zakup produktów w e-commerce niezależnie od aktualnych stanów magazynowych, wiedząc że mają stałą dostępność towaru (np. samodzielna produkcja, długoterminowe umowy z dostawcami). W takich przypadkach stany w systemach mogą się różnić, ale nie ma to wpływu na realizację zamówień.
• Produkty w trakcie produkcji – dla firm produkcyjnych, które sprzedają towary jeszcze nieprodukowane lub w trakcie produkcji, stany w ERP mogą pokazywać zero, podczas gdy e-commerce oferuje przedsprzedaż z terminem realizacji.

Ta niepewność, choć rzadsza niż inne problemy synchronizacji, może spowalniać procesy decyzyjne w sytuacjach granicznych i wymaga ustalenia jasnych procedur określających, który system traktować jako źródło prawdy w konkretnych scenariuszach.

5. Opóźnione przesyłanie zamówień z e-commerce do ERP

Zamówienia składane przez klientów online trafiają do systemu ERP z opóźnieniem, co utrudnia sprawną realizację wysyłek i zarządzanie magazynem. Szczególnie problematyczne jest to w firmach z ustalonymi godzinami granicznymi dla zamówień realizowanych tego samego dnia.

6. Brak synchronizacji zamówień z kanału handlowego

Zamówienia składane przez handlowców bezpośrednio w systemie ERP nie są widoczne w platformie e-commerce, co uniemożliwia kompleksowy wgląd w sprzedaż i analizę własnych zamówień przez kontrahentów. 

7. Niezgodność danych klientów między systemami

Problem synchronizacji danych klientów między systemem ERP a platformą e-commerce potrafi być złożony. Rozważmy kilka scenariuszy:

• Aktualizacje w systemie ERP nie trafiają do e-commerce – gdy handlowiec zmieni warunki handlowe, limity kredytowe lub dane kontaktowe klienta w systemie ERP, informacje te nie są automatycznie przenoszone do platformy B2B. Taka sytuacja wymaga manualnego wyzwalania synchronizacji konkretnych parametrów dla danego kontrahenta, rzadziej ręcznej aktualizacji danych w innych systemach.
• Aktualizacje w e-commerce nie trafiają do ERP – gdy klient sam zaktualizuje swoje dane kontaktowe czy adres dostawy na platformie B2B, zmiany te nie są natychmiast przenoszone do systemu ERP. Synchronizacja następuje dopiero przy składaniu kolejnego zamówienia.
• Złożone struktury płatnicze – nie wszystkie dane można synchronizować automatycznie, szczególnie gdy płatnikiem jest inna firma niż konto zamawiające na platformie. Przykłady to instytucje publiczne (szkoła składa zamówienia, ale gmina jest płatnikiem) lub firmy z centralami (pracownik oddziału lokalnego zamawia produkty, ale faktury wystawiane są na centralę).
• Nowi klienci w systemach – klient dodany do systemu ERP przez handlowca nie otrzymuje automatycznie konta w platformie e-commerce, co utrudnia mu składanie zamówień online. Problem dotyczy również synchronizacji zmian danych kontaktowych.

8. Niespójne warunki handlowe

Zmiany warunków handlowych dokonane w systemie ERP (nowe cenniki, rabaty, warunki płatności) nie są automatycznie przenoszone do e-commerce. Klient może widzieć różne ceny w zależności od kanału, przez który składa zamówienie.

9. Nieaktualne limity zakupowe i kredytowe

Limity zakupowe, kredytowe czy kupieckie oraz ich pozostała wartość nie mają odzwierciedlenia w platformie e-commerce, jeśli sprzedaż realizowana jest różnymi kanałami. Klient może przekroczyć limit, składając zamówienia równocześnie przez różne kanały.

10. Trudności z przekazywaniem dokumentów

Brak automatycznego przekazywania dokumentów z ERP do e-commerce (faktury, WZ, protokoły) oraz długie oczekiwanie na dostępność dokumentów w panelu klienta. Problem dotyczy również raportów generowanych na podstawie dokumentów miesięcznych – raport może być dostępny dopiero po zamknięciu miesiąca księgowego.

Dlaczego synchronizacja w czasie rzeczywistym nie zawsze jest odpowiedzią?

Choć synchronizacja w czasie rzeczywistym wydaje się idealnym rozwiązaniem na powyższe problemy, to w praktyce może stwarzać wiele dodatkowych komplikacji. Oprócz tego samo jej wdrożenie może być niemożliwe ze względu na ograniczenia systemów ERP lub infrastruktury sieciowej w firmie. 

• Ograniczenia API i limity techniczne – większość platform e-commerce i systemów zewnętrznych nakłada limity na liczbę zapytań API, które są zależne od zasobów serwerowych i kolidują z potrzebami synchronizacji w czasie rzeczywistym. Te ograniczenia tworzą wąskie gardła w przepływie danych. 
• Heterogeniczność systemów i problemy kompatybilności – firmy e-commerce często korzystają z wielu systemów (ERP, CRM, zarządzanie magazynem, procesory płatności), które nie były projektowane do wymiany danych w czasie rzeczywistym między sobą, co stwarza wyzwania integracyjne. 
• Zależność od infrastruktury sieciowej – synchronizacja w czasie rzeczywistym jest silnie uzależniona od serwerowni wewnątrz firmy, w której funkcjonuje system ERP. Wyzwaniami nierzadko staje się stabilność połączeń sieciowych, dostęp do sieci firmowej z zewnętrznych serwerów, nieprzerwany dostęp 24/7, a także sama wydajności serwerów, na których pracują systemy ERP. Każde zakłócenie, awaria prądu, lokalnego serwera czy łącza internetowego, może spowodować niepowodzenie synchronizacji. 
• Złożoność danych i wyzwania związane z wolumenem – duże katalogi produktów, wysoki wolumen transakcji i złożone struktury danych mogą przeciążać systemy synchronizacji, szczególnie w okresach szczytowych. 
• Ograniczenia bezpieczeństwa i zgodności – środki bezpieczeństwa, wymagania szyfrowania i zgodność z przepisami mogą tworzyć dodatkowy narzut, który spowalnia procesy synchronizacji. 
• Obciążenie zasobów systemowych – stale działające połączenia API mogą znacząco obciążać systemy ERP i prowadzić do spadków wydajności w innych obszarach działania firmy.

Najlepsze praktyki synchronizacji – interwały, triggery, ręczne działania

Efektywna synchronizacja danych ERP z e-commerce opiera się na przemyślanym połączeniu różnych metod automatycznej synchronizacji danych. Sprawdzone podejście wykorzystuje synchronizację interwałową, system triggerów oraz możliwości manualnego wymuszania synchronizacji.

Omówmy te praktyki bliżej.

Synchronizacja interwałowa

Przy takim rozwiązaniu dane synchronizują się regularnie w określonych porach.

Różne częstotliwości dla różnych typów danych

Synchronizacja automatyczna powinna uwzględniać różne potrzeby aktualizacji poszczególnych kategorii danych. Stany magazynowe wymagają częstszej aktualizacji niż opisy produktów czy dane kontaktowe klientów.

Częstsza synchronizacja dla krytycznych informacji 

Najważniejsze dane biznesowe, takie jak stany magazynowe, ceny czy dostępność produktów, powinny być synchronizowane często:

• 5-15 minut w godzinach szczytu sprzedaży lub jeśli Twoje towary stosunkowo szybko i regularnie są sprzedawane albo stosujesz dynamiczne strategie cenowe.
• minimum 24 godziny w pozostałych przypadkach.

Takie podejście minimalizuje ryzyko rozbieżności przy zachowaniu stabilności systemów.

Rzadsza synchronizacja dla stabilnych danych 

Dane, które zmieniają się rzadko, mogą być aktualizowane z mniejszą częstotliwością – raz dziennie lub nawet rzadziej. Dotyczy to głównie informacji biznesowych z systemu ERP, takich jak:

• Dane kontaktowe kontrahentów – adresy firm, osoby kontaktowe, numery telefonów.
• Konfiguracje cenników – struktury rabatów, warunki płatności dla grup klientów.
• Parametry logistyczne – koszty dostaw, strefy dostawcze, czasy realizacji zamówień.
• Dane produktowe z ERP – kody katalogowe, jednostki miar, kategorie księgowe.

Opisy produktów, specyfikacje techniczne czy zdjęcia zwykle nie są synchronizowane z systemu ERP. Jeśli firma korzysta z systemu PIM (Product Information Management), takie dane wymagają zwykle ręcznego wyzwalania aktualizacji niż automatycznej synchronizacji, ponieważ mają bezpośredni wpływ na marketing online, SEO i pozycjonowanie produktów.

System triggerów

Triggery automatycznie rozpoczynają proces synchronizacji w odpowiedzi na konkretne zdarzenia w systemie ERP lub e-commerce. Mechanizm ten działa po wykryciu konkretnych działań lub zmian przekraczających ustalone progi.

Reakcja na duże zmiany stanów magazynowych 

Gdy stan magazynowy produktu spadnie poniżej ustalonej wartości krytycznej, system automatycznie uruchamia synchronizację, aby zaktualizować informacje we wszystkich kanałach sprzedaży.

Synchronizacja po aktualizacjach cenników 

Zmiany w cennikach lub warunkach handlowych w systemie ERP mogą uruchamiać automatyczną aktualizację danych w platformie e-commerce, aby zapewnić spójność informacji cenowych.

Synchronizacja po wprowadzenie dokumentów zakupowych w ERP

Po wprowadzeniu faktury zakupu lub dokumentu przyjęcia towaru na magazyn w systemie ERP może uruchamiać się automatyczna aktualizacja stanów magazynowych na pozycjach, których dany dokument dotyczy. Analogicznie w przypadku wystawienia dokumentów sprzedaży w kanale tradycyjnym następuje automatyczna synchronizacja stanów w e-commerce na pozycje z danego dokumentu.

Możliwość wymuszania synchronizacji

Niektóre sytuacje wymagają natychmiastowej synchronizacji danych. Przykładem może być dodanie pozycji do kontraktu klienta na określonych warunkach w systemie ERP, aby mógł on złożyć zamówienie w e-commerce na nowych warunkach.

Opcja manualnego uruchomienia przez administratora

Panel administracyjny powinien umożliwiać wymuszenie synchronizacji dla wybranych obszarów danych. Elastyczność ta jest szczególnie ważna przy wprowadzaniu pilnych zmian lub rozwiązywaniu konfliktów danych.

Synchronizacja na żądanie dla wybranych produktów

Administrator powinien być w stanie uruchomić synchronizację tylko dla konkretnych produktów lub kategorii. Pozwala to szybko rozwiązać problemy bez obciążania całego systemu.

Tryby awaryjne przy problemach 

W przypadku problemów z automatyczną synchronizacją system powinien oferować tryby awaryjne umożliwiające przywrócenie spójności danych bez przerywania działania platformy e-commerce.

Oprócz tego zmiana warunków handlowych przez sprzedawcę powinna umożliwiać sprzedawcy ręczne wymuszenie synchronizacji, aby klient widział nowe ustalenia w platformie B2B. Tak samo wprowadzenie nowego kontrahenta w systemie ERP powinno sprawnie generować jego konto na platformie B2B, jeśli handlowiec ma przekazać dostępy do nowego klienta.

Jak rozwiązywać sytuacje, w których ma miejsce konflikt danych?

Możliwości rozwiązywania konfliktów danych w znacznym stopniu zależą od architektury i funkcjonalności konkretnego systemu ERP. Nie wszystkie systemy oferują te same możliwości synchronizacji, co wpływa na wybór optymalnej strategii integracji.

Systemy z zaawansowanymi możliwościami API 

Systemy ERP z rozbudowanym API, takie jak Comarch ERP XL, oferują szerokie możliwości dostosowania integracji do potrzeb biznesowych firmy. Dzięki temu możliwa jest synchronizacja w czasie rzeczywistym dla niektórych typów danych oraz implementacja zaawansowanych triggerów reagujących na zmiany w systemie ERP.

Systemy z ograniczonymi możliwościami integracji 

Na rynku wciąż spotyka się firmy bazujące na customowych systemach ERP nie posiadających API, które zwykle mają ograniczone możliwości szybkiej synchronizacji danych. Istnieją też systemy takie jak Streamsoft ERP Prestiż, w których architektura systemu wymusza synchronizację interwałową i działanie na prostych wyzwalaczach. Jest tak zwłaszcza w przypadku cenników, stanów magazynowych po sprzedaży innym kanałem czy przy aktualizacji danych handlowych klientów z ERP do platformy sprzedażowej.

Podsumowanie

Efektywna synchronizacja danych ERP z e-commerce to podstawa sukcesu w sprzedaży wielokanałowej. Kluczem nie jest dążenie do synchronizacji w czasie rzeczywistym za wszelką cenę, ale przemyślane połączenie różnych rodzajów synchronizacji – interwałowej, opartej na wyzwalaczach i manualnej – w celu zaspokojenia potrzeb biznesowych przy optymalnym wykorzystaniu dostępnych zasobów. 

W SOHO od lat integrujemy systemy ERP z platformami B2B wykorzystując autorskie konektory z oprogramowaniem Comarch, Streamsoft, Insert, Microsoft, SAP. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak dobrze zaprojektowana platforma B2B może sprawnie współpracować z systemami ERP, skontaktuj się z nami.