Transparentność w IT – jak zapewniamy realistyczne estymacje bez ukrytych kosztów

Chciałbyś zrealizować wdrożenie e-commerce, ale obawiasz się, że koszty rozrosną się w nieoczekiwany sposób? Rozumiemy te obawy – to dość częste zjawisko przy wytwarzaniu oprogramowania. W tym artykule pokażemy, jak w SOHO podchodzimy do tworzenia realistycznych i uczciwych estymacji.

W skrócie:

• Statystyki pokazują, że tylko 29% projektów IT kończy się na czas i w budżecie.
• Częste powody zawyżonych estymacji to ukryte narzuty „na wszelki wypadek”, nawarstwianie buforów przez zespoły oraz sprzedaż gotowych rozwiązań jako projektów „od podstaw”.
• W SOHO stosujemy transparentny proces wyceny oparty na trzech etapach – stały koszt wdrożenia (taki sam dla wszystkich), przejrzyste pakiety utrzymaniowe oraz wbudowany budżet na rozwój.
• W SOHO czas analizy to 8-10% czasu realizacji projektu. Od 1 roboczogodziny dla małych zadań po kilkanaście godzin dla złożonych projektów wymagających burzy mózgów, rozmów z dostawcami ERP i szczegółowych konsultacji z klientem.
• W SOHO w ramach tworzenia wyceny analizujemy cały ekosystem klienta, aby mieć pełen obraz sytuacji.

Problem zawyżonych estymacji w branży IT – dlaczego klienci mają prawo być sceptyczni

Branża IT ma poważny problem z wiarygodnością cenową. Klienci często spotykają się z sytuacją, w której projekt zostaje zrealizowany za kwotę większą, niż planowano/nie spełnia założonych celów/realizuje się go zbyt długo.

Według raportu PMI Pulse of the Profession® 2024:

• Średnia wydajność projektów wynosi 73,8%, co oznacza, że ponad jedna czwarta projektów nie spełnia zakładanych celów biznesowych.
• Projekty z wyższą wydajnością wykazują niższe wskaźniki „scope creep” (rozrastania się zakresu) oraz mniejsze straty budżetowe w przypadku niepowodzenia.
• 31% organizacji wykorzystuje podejścia hybrydowe w zarządzaniu projektami (wzrost z 20% w 2020 roku).

Jak z kolei wyglądają dane, jeśli chodzi o samo wycenianie projektów? Według 2024 Standish Group CHAOS Report tylko 29% projektów IT kończy się na czas i w budżecie.

Natomiast duże projekty oprogramowania przekraczają budżet średnio o 45% i dostarczają 56% mniej wartości niż pierwotnie przewidywano według badania McKinsey z 2023 roku.

Skąd się to bierze? W praktyce powody są następujące:

• Dostawcy często dodają ukryty narzut „na wszelki wypadek”, nie informując o tym klienta wprost.
• Zespoły programistów często po raz pierwszy implementują konkretne funkcjonalności. Zamiast przyznać się do braku doświadczenia i zaproponować etapowe podejście, firmy wolą zawyżyć estymację.
• Czasami też na odwrót. Firmy mają doświadczenie w danym wdrożeniu i mogą np. daną funkcję zrealizować szybko. Korzystają z pewnego „gotowca”, ale przedstawiają go jako unikatowe rozwiązanie. Podwyższają oczywiście wycenę, aby w ten sposób wygenerować łatwy zysk.
• Niekiedy dochodzi do nawarstwienia kilku buforów, które dodają kolejno programiści, kierownicy projektów i sprzedawcy, aby „dla pewności” przedstawić odpowiednią wycenę.

Jak SOHO podchodzi do estymacji projektów IT?

W SOHO stosujemy podejście do wyceniania projektów B2B, które eliminuje niepewność i ukryte koszty. Nasz proces wyceny opiera się na trzech przejrzystych etapach, gdzie klient od początku wie, za co płaci i czego może oczekiwać.

Etap 1 – stały koszt ramowego wdrożenia platformy B2B

Koszt wdrożenia SOHO B2B jest jednakowy dla wszystkich klientów i dostępny w publicznym cenniku. Nie ma tu miejsca na domysły czy negocjacje – każdy klient płaci tę samą kwotę za:

• Uruchomienie i parametryzację systemu pod swoje potrzeby na podstawie kwestionariusza przedwdrożeniowego.
• Konfigurację podstawowych funkcjonalności platformy B2B zgodnie ze specyfikacją techniczną.
• Integrację z systemami ERP w standardowym zakresie. 
• Testy i uruchomienie platformy w środowisku produkcyjnym.

Jedynym zmiennym kosztem są wymagania wizualne, gdzie klient ma do wyboru dwie opcje:

• Dostosowanie kolorystyczne/brandowe istniejących szablonów – koszt minimalny.
• Projektowanie indywidualne na miarę – generuje dodatkowe koszty i wydłuża czas realizacji (projektowanie graficzne to 120-140 roboczogodzin, a wdrożenie dedykowanego projektu to 220-240 roboczogodzin). 

Etap 2 – ustandaryzowana opłata utrzymaniowa

W branży IT firmy często rozbijają koszty utrzymania na niejasne składniki, utrudniając klientowi porównanie ofert. W SOHO wszystkie elementy wsparcia zamknęliśmy w przejrzystych pakietach. Każdy z nich obejmuje:

• Serwery chmurowe i infrastrukturę – hosting AWS, bezpieczeństwo, kopie zapasowe.
• SLA (Service Level Agreement) – gwarantowane czasy reakcji i wsparcia technicznego.
• Godziny robocze – miesięczne minimum prac rozwojowych i optymalizacyjnych. 
• Dostępność opiekuna – dedykowany specjalista znający szczegóły projektu klienta.
• Szkolenia i rozwój – regularne aktualizacje wiedzy zespołu klienta.

Etap 3 – prace rozwojowe z wbudowanym budżetem

W ramach miesięcznej opłaty utrzymaniowej każdy klient otrzymuje określoną liczbę roboczogodzin na prace rozwojowe. To podejście wynika z naszego wieloletniego doświadczenia – każdy rozwijający się biznes online potrzebuje stałego wsparcia specjalistów do:

• Optymalizacji pod indywidualne potrzeby istniejących funkcjonalności oprogramowania.
• Dodawania nowych możliwości platformy, które generują przewagę technologiczną.
• Dostosowywania systemu do zmieniających się potrzeb biznesowych. 
• Integracji z nowymi narzędziami marketingowymi.

Dodatkowe prace rozwojowe podlegają przejrzystemu procesowi wyceny:

• Analiza zasobów – dokładne ustalenie, jakie kompetencje techniczne będą potrzebne do realizacji projektu.
• Harmonogram realizacji – określenie, kiedy prace mogą zostać wykonane z uwzględnieniem zakresu prac.
• Szacowany czas – precyzyjne oszacowanie liczby roboczogodzin potrzebnych do wykonania projektu.

Jeśli projekt wymaga uszczegółowienia specyfikacji, robimy to przed przygotowaniem wyceny. 

Jeśli klient preferuje podejście MVP (Minimum Viable Product) z późniejszym dopracowaniem szczegółów, oferujemy również taką opcję realizacji projektu IT.

Estymacja projektów IT w SOHO – częste pytania

Zapewne nasuwają Ci się także inne pytania odnośnie do tego, jak wygląda u nas estymacja projektów IT. Odpowiadamy więc na kilka z nich.

1. Jak długo trwa faza analizy potrzeb klienta? 

To zależy od złożoności projektu i zakresu prac. W przypadku małych zadań rozwojowych na kilka godzin, doświadczony zespół potrzebuje maksymalnie 1 roboczogodzinę na analizę i przygotowanie wyceny.

Załóżmy jednak, że temat jest złożony i wymaga:

• wielu kompetencji technicznych,
• burzy mózgów w zespole deweloperskim,
• rozmowy z zewnętrznymi dostawcami klienta,
• szczegółowych konsultacji z klientem.

Wtedy proces rzetelnej wyceny może zająć kilka lub kilkanaście godzin. Zazwyczaj to około 8-10% czasu potrzebnego na realizację projektu, ponieważ na etapie wyceny powstaje też koncepcja realizacji zadania.

2. Kto uczestniczy w spotkaniach analitycznych?

Skład zespołu zależy od skali projektu.

Małe zadania (do kilku dni pracy):

• 1 programista,
• Project Manager, 
• omówienie i estymacja w ramach wewnętrznego zespołu.

Duże projekty (wymagające szerszej analizy):

• zespół deweloperski SOHO,
• przedstawiciele IT/marketingu klienta, 
• zewnętrzni dostawcy (np. dostawca ERP, sieci firmowej), 
• spotkania są niezbędne do szczegółowego ustalenia wymagań i specyfikacji technicznej.

3. Jakie dokumenty przygotowujecie na tych początkowych etapach?

Podejście dokumentacyjne także dostosowujemy w zależności od wielkości projektu:

Zadania mniejsze niż 1 tydzień pracy:

• Klient otrzymuje informacje o proponowanych rozwiązaniach.
• Przedstawiany jest do akceptu szacowany czas realizacji.
• Prosty format komunikacji.

Większy projekt:

• Mini-analiza projektu z oceną złożoności.
• Harmonogram realizacji z kluczowymi kamieniami milowymi. 
• Mapa interesariuszy i ich zakres odpowiedzialności.
• Szczegółowa wycena z podziałem na etapy.
• Koncepcja techniczna rozwiązania.
• Dokumentacja rozwiązania i scenariusze użycia.

4. Jak głęboko analizujecie istniejące systemy klienta?

Każdy system B2B jest głęboko zintegrowany z oprogramowaniem wewnętrznym firmy klienta – ERP, PIM, WMS, CRM lub innymi systemami. Jako dostawca technologii i integrator staramy się rozumieć i wspierać cały ekosystem klienta.

Problem zawyżania cen w estymacjach IT – co jeszcze warto wiedzieć?

Na początku artykułu pokrótce omówiliśmy pewne powody, które przyczyniają się do nieadekwatnych estymacji w IT. Omówmy zatem te, jak i inne powody bliżej.

1. Sprzedaż gotowych rozwiązań jako „nowych” projektów

Firmy często oferują klientom rozwiązania, które już wcześniej opracowały, przedstawiając je jako tworzone od podstaw. Dzięki temu mogą naliczyć pełną stawkę za projekt, mimo że rzeczywisty nakład pracy jest minimalny.

W praktyce oznacza to, że klient płaci za „projektowanie indywidualne”, podczas gdy software house wykorzystuje gotowe moduły i szablony. Wycena projektu uwzględnia pełen koszt tworzenia oprogramowania, choć zespół deweloperski wykonuje głównie prace konfiguracyjne. 

W SOHO eliminujemy ten problem dostarczając gotowe oprogramowanie w transparentnych cenach. Jedynie dedykowany klientowi rozwój podlega indywidualnej wycenie.

2. Zawyżanie kosztów roboczogodzin i narzutów

Wyceny często zawierają zawyżone stawki za roboczogodzinę oraz dodatkowe narzuty, które nie odzwierciedlają rzeczywistych kosztów realizacji projektu. Narzuty kosztów pośrednich i zysku mogą sięgać nawet 60% wartości robocizny, co znacznie podnosi końcową cenę projektu.

W rzeczywistości realny bufor dla większych projektów IT nie powinien przekraczać 10%. Wszystko powyżej tej wartości często wynika z chęci maksymalizacji marży, a nie rzeczywistego ryzyka projektu.

3. Brak przejrzystości w procesie wyceny

Często wyceny nie zawierają szczegółowego rozbicia kosztów, co utrudnia klientom ocenę, za co dokładnie płacą. Stawki za te same prace potrafią mieć rozpiętość rzędu 200-500 PLN za roboczogodzinę w zależności od marki i siły software house’u na rynku.

To oznacza, że identyczna funkcjonalność oprogramowania może być wyceniona przez różne software house’y w sposób drastycznie odmienny, bez obiektywnego uzasadnienia różnicy w kosztach.

Odchodząc na chwilę od tematu samej wyceny – nieprzejrzysty proces wyceny przekłada się bezpośrednio na wydłużenie czasu realizacji projektów IT. Wydłużony czas realizacji to z kolei dodatkowe koszty po stronie klienta oraz utracone korzyści biznesowe.

Każdy dzień opóźnienia we wdrożeniu platformy B2B to:

• utracone możliwości sprzedaży online,
• brak automatyzacji procesów biznesowych,
• dalsze korzystanie z nieefektywnych rozwiązań,
• strata przewagi technologicznej na rynku.

Gotowy na transparentną współpracę?

Jeśli szukasz partnera do wdrożenia platformy B2B, który nie zaskoczy Cię ukrytymi kosztami, skontaktuj się z nami. Sprawdź nasz cennik, poznaj proces wyceny i przekonaj się, że uczciwa estymacja projektów IT jest możliwa.